Derfor bør du optimere de små ting på jeres arbejdsplads
På mange arbejdspladser står effektivisering højt på dagsordenen, når det kommer til den måde arbejdet bliver udført, men også brugen af tid og resurser. Selvom effektivisering er et meget omtalt emne mange steder, er det desværre ikke altid, at virkeligheden følger med i handling.
Som udgangspunkt kan der være mange fordele forbundet, ved at tage et ekstra kig på sine arbejdsgange for forbedringer. Herunder særligt hvis der bliver handlet på de pågældende områder, hvor der er behov for en ekstra indsats.
En af de arbejdsfunktioner, hvor der oftest kan være øget behov for optimering, er administrationen.
Administrationen og det understøttende net
På mange arbejdspladser gennemgår administrationen et øget pres, hvilket kan stamme fra byrden eller belastningen af arbejdsgangene som følge af eksterne hændelser, men også af interne. Når det kommer til interne påvirkninger på effektiviteten, kan der være tale om mange forskellige faktorer.
Ikke to arbejdspladser er ens, hvorfor du bør altid tage udgangspunkt i din nuværende arbejdsplads’ udfordringer og problematikker. Når det så er sagt, kan nogle af følgende områder være med til at belaste forretningskristiske arbejdsprocesser, særligt hvis de er forældet, defekte eller ineffektive.
Der er tale om følgende:
- Printere
- Kopimaskiner
- Arkiveringssystemer
- Regnskabssystemer
- Dokumenthåndteringen
Ovenstående er nogle af de mest oversete steder, når det kommer til handling på forbedring eller optimering. Dog er regnskabssystemer oftest det punkt af ovenstående, som bliver prioriteret mest, hvilket kan skyldes mange forskellige årsager.
Det ”usynlige net”
For mange personer er printeren, kopimaskinen, dokumenthåndteringen mv. en del af arbejdet, som falder ind i usynligt net. De bliver oftest taget for givet, når det kommer til udførslen af arbejdsgangene. Dog kan disse mindre hardware løsninger og processer være med til at understøtte et hav af forretningskristiske processer.
I mange arbejdsfunktioner er det i dag en absolut nødvendighed at have noget på udprintet skrift. Dette indebærer blandt andet fysisk dokumenthåndtering, arkivering, bogføring og lignende. Dog kan problemer i de understøttende maskiner og processer give betydelige problemer på kort sigt og på længere sigt.
Er der for eksempel bøvl med jeres, kan det betyde, at I ikke længere kan printe vigtige salgsdokumenter, bilag, fakturaer, sporingssedler, kontrakter og meget andet som er vigtigt for udførslen af arbejdet.
Herudover kan defekte og ikke velfungerende printere give problemer, når det kommer til forbrug og økonomien i virksomheden. Derfor er det vigtigt, at I anskaffer jer en ordentlig printer til erhverv og lignende, hvis I skal holde effektiviteten i jeres arbejdsgange.
Tag stikprøver og lav en holistisk undersøgelse
Printer eksemplet er et eksempel som du kan tage udgangspunkt i, men vigtigst af alt er, at du tager udgangspunkt i din egen arbejdsplads. Du bør her undersøge alle områder af administrationen, hvor der kan effektiviseres, for selv små ændringer kan have store betydninger.